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中小型评估机构信息化方案研究

编辑:山东省资产评估协会 发布时间:2021-12-15 18:00 阅读次数:3395

【摘要】评估机构信息化建设对于评估行业升级和长远发展具有重要意义。本文利用问卷调查和典型案例分析法,对信息化需求进行了调查分析和总结,对信息化方案进行深度研究。通过调研发现,中小型评估机构的信息化水平不是很高,现有信息系统存在很多明显弊端。从业人员普遍认为将办公自动化软件、项目管理软件及其他日常使用的功能或软件集合在一起是一个好建议,通过合理的系统设计,能够同时提高效率与执业质量。基于中小型评估机构运作特点的深度分析,本文设计了中小型评估机构信息化结构框架,并对其中重点模块进行了解析。结合某评估机构基于“钉钉”平台的信息化实践案例,总结其成功经验。本文认为基于钉钉的中小型评估机构管理和项目管理解决方案是一项很有意义的实践,值得进一步研究和推广。

【关键词】中小型评估机构 信息化方案 基于钉钉 项目管理

【中图分类号】G203 【文献标识码】A 【文章编号】1007-0265202112-0041-08

 

一、引言

随着科技发展,我们已经来到了移动互联网的时代。在这个 “小屏时代”或“手机时代”,如果能用手机或其他移动终端方便地处理工作事务,将带来非常大的便捷和效率提升。“互联网 +”的趋势告诉我们,如果不融入互联网和利用互联网带来的便利,就会落后于时代,也不能更好地服务客户。如何把移动办公技术、互联网技术、互联网思维带到中小型评估机构的信息化进程中,是一个值得研究的 课题。

评估机构信息化建设的作用不仅能提高效率、提高执业质量和数据留存,更是管理上的革命,只有把握这一机会,才能走在行业前端。但目前的中小型评估机构信息化现状不很乐观,整个评估行业对以往信息化进程中的经验总结得少,也未形成对未来发展的有效指引。

实际上,大部分中小型评估机构信息化水平很低,还处于半手工操作阶段,日常评估项目管理存在很多风险。中小型评估机构急需通过信息化重新梳理内部质量控制体系,重新设计和再造管理流程,充分提高效率,提高服务质量。随着“钉钉”进入我们的视野,我们发现基于“钉钉”平台的解决方案或框架能解决很多相关问题。

 

二、中小型评估机构信息化的需求调查

多数小型评估机构没有信息化管理系统,管理方式落后,信息化水平低,人员劳动压力大,也造成留不住高端人才、人才流失严重的后果。有的评估机构建立了信息化系统,但系统繁复,员工普遍反映不好用,急需找到新的解决方案。基于这些问题和思考,我们设计了一份调查问卷,对行业的信息化状况和需求进行调查。本次问卷的调查范围包括了全国较有影响力的评估机构中的评估专业人员,共收回答卷 147 份。对调查结果进行简略归纳后得出以下主要调查结论:

1.多数人对推进信息化工作持肯定态度。

2.普遍认为将办公自动化软件、项目管理软件及其他日常使用的功能或软件集合在一起是一个好的建议。

3. 大部分人认可评估机构信息化方案的设计理念中最重要的是极简理念和重视用户体验。

4. 绝大部分人认为信息化对于评估机构提高执业质量是有帮助的。

5. 绝大部分受访者认为信息化工作可以提高评估报告的质量。在系统设计合理的前提下提高效率与提高执业质量并不冲突。

6. 现有的评估机构管理软件主要的缺点排名前位的是:繁琐、设计不科学、不够人性化、系统不稳定、增加额外负担。

7. 理想的评估机构管理软件应具备特点排名前 位是:便捷、数据安全、提高工作效率、人性化、可与行业管理系统有效对接从而提高项目管控 能力。

8. 评估机构项目管理软件需要解决的问题排名前 位是:流程控制、生成评估管理类工作底稿、归档管理、合同管理、客户管理。

9. 信息化工作最好在行业管理组织的顶层设计下开展。

10. 多数人认为信息化系统的采购金额在 10 万元以内、每年维护金额在 万元以内较为合适。

11. 信息化工作将有效推动评估业务数据留存及后续的分析利用等工作。

12. 对调查结果进行分析、归纳和整理后,简略来说,中小型评估机构信息化结构设计的需求概括为三点:一是便捷,二是数据安全,三是低成本。更多的需求可能包括:人性化设计、兼容性好、可扩展、可与行业管理、行业服务系统有效对接、实现无纸化办公、实现在线审批、提高项目管控能力、提高工作效率、软件集成、移动办公、硬件驱动、兼备即时通信等。

 

三、中小型评估机构信息化的结构设计

(一)中小型评估机构信息化需求分析

现代评估行业需要技术融入专业和管理,需要标准化、流程化、绩效化运作,需要从重产品向重服务转型,要有项目管理、客户管理、人员管理,还要有技术研究、知识学习、内部培训、工作交流等,这些管理内容的转变,都要从评估机构的信息化开始。

按照资产评估准则相关要求,如果有项目管理系统,就可以方便地实现对评估全过程全方位的综合管理,包括评估委托合同的签订到出具正式报告,再到底稿归档的流程化控制,涵盖对项目的进度安排、人员调度、质量控制及业绩考核等方面。这样的信息化系统势必提高评估机构项目管理的效率,在规范化的同时必然会提高执业质量。

下面分析信息化流程与实体化流程的差异:

1)线下的实体化流程,通常使用纸质底稿流转,只能以一对一的方式实现,而线上的流程可以同时实现一对多,或多对一。

2)线下的方式受到时间和空间限制较大,而线上局限较小。

3)线下的方式下一个流程结束后,有时并不能及时发起下一流程,因为承办人或者接受人如果有一人不便及时处理,发起时间就会顺延。而线上的方式,依靠程序设定,一个程序结束,自动流转到下一个环节,不论何时均能在下一秒发起下一 流程。

4)线下的一个流程结束,没有经验的承办人有时并不清楚下一个流程是什么,因而耽误时间。而线上的流程是由软件针对不同性质的业务预设好的,自动流转到下一环节。比如:对于不同类型的业务,根据设定值,可以直接推送到不同的审核人手上。

5)下一个流程开始的同时,系统可以发送消息到手机,包括系统消息或短信,提醒下一个环节的接受者接受任务。推送的信息还包括处理的截止时间,在设定时间到来之前还可以进行消息提醒,防止忘记。

6)线上的方式中,系统可以自动记录收件时间、处理用时、完毕时间,流转过程清晰。

7)线上的方式系统可以区分一审稿、二审稿、三审稿、初稿、定稿等,所有版本均可以无误记录。责任明晰,有据可查。

8)线上的方式对项目相关的信息可以实现共享,管理人员、审核人员、业务报备人员、投标人员均可同时使用信息。

(二)信息化结构设计的总目标

通过对中小型评估机构信息化需求的梳理,本文总结的评估机构的信息化结构设计的总目标是:评估机构既要提高效率,又要提高执业质量。中小型评估机构信息化要达成如下效果:

1. 提高效率。直接沟通决策层与执行层,减少管理层级,实现扁平化管理,提高管理效率。

2. 提高执业质量。通过线上的管理流程再造,对执业质量起到控制和提升的作用。

3. 加强组织协调能力。对业务的变化能够做出迅速、适当的响应,减少内耗,形成网络协同效应

4.尽可能实现无纸化办公。

5.实现对评估项目的动态管理。管理人员可以实时了解项目的名称、委托人、项目基本状况、项目人员安排、项目进度等信息,对项目风险进行实时监控,从而优化项目管理。

6. 实现对人事、财务等日常事务的高效率、系统化管理。

(三)中小型评估机构的信息化结构框架

基于对评估机构的运作特点深度分析,本文设计的评估机构信息化结构框架主要包括 大环节和17 大模块。

大环节分别是:(1)流程控制;(2)企业管理;(3)生产;(4)财务。

17 大模块包括:(1)项目管理;(2)行政管理;(3)智能人事;(4)绩效管理;(5)办公自动化;(6)资质管理;(7)分所管理;(8)行业管理;(9)通讯管理;(10)投标管理;(11)合同管理;(12)知识管理;(13)档案管理;(14)业务操作系统;(15)出差及报销管理;(16)开票管理;(17)财务管理。

其中流程控制环节只包括第 模块,企业管理环节包括第 2-13 共 12 个模块,生产环节只包括第14 模块,财务环节则包括第 15-17 共 个模块,各模块内容分述如表3-1

1.png 

评估信息化结构框架的 大环节和 17 大模块图示如图 3-2 所示:

2.png

以上评估机构信息化工作中涉及的 大环节,及所涵涉的 17 大模块基本代表了评估机构的各项日常管理需求。在以上信息化结构框架的基础上,本文重点分析流程控制——项目管理的内容,其次涉及到企业管理中的部分内容,包括智能人事、办公自动化、行业管理等内容,这些功能可以通过钉钉顺带实现。在钉钉提供的服务中,项目管理系统需要单独开发后挂上去使用,一般企业管理的功能是现成可用的且免费,有的功能要深入使用则需付费。大环节中后面两大环节不在本文讨论范围内,这里只是略作说明。

生产评估报告及底稿的业务操作系统有很多种类,与之相关的内容很多,也很重要,目前协会和很多机构的工作重点是在这一个方面。有的机构推出了“摩估云”评估协作系统,有的机构推出了评估计算表查错系统,有的机构使用了批量评估软件,有的机构研制了评估明细表业务内容和发生日期自动生成软件等等。评估的专业门类较多,很难用软件实现,因此至今没有一个大而全的评估软件出现。现在市面上有限的几款评估软件,比如鼎信诺等效果都不很理想。这些软件在售后跟踪、用户反馈和功能升级方面比较欠缺。如果要做成精品软件,有个初始的解决方案的概念或模型往往是不够的,还需要后续研究、改进、不断的升级,例如苹果的 IOS系统及微软的 WINDOWS 系统均已经有上百个版本了。后续的研究和改进需要更大的投入才能达成,如果是小公司则一般没有这个实力,因此评估协会来做这样的事情可能会有更好的效果。

财务管理系统一般属于独立系统,财务核算软件在市场上的选择比较多,而财务管理中的出差及报销管理、开票管理可以使用钉钉提供的相关服务就能实现。

因为本文讨论的是评估机构信息化方案,所以也不涉及评估机构上层的行业信息管理平台和数据服务平台等。

 

四、案例分析

本节以某评估机构正在进行的信息化实践为案例对信息化解决方案进行分析。该案例的实现方式是委托软件开发公司开发了一款项目管理软件,然后挂到钉钉上使用,顺带使用了一些钉钉自带的企业管理功能。该案例的亮点主要包括:实现了在移动终端处理工作事务、实现了报告审核的流程控制、评估管理类底稿自动生成、评估报告电子版自动归档、实现了报告查阅等功能。

(一)开发前期重点考虑问题

该方案需要重点考虑的问题主要有:开发语言问题、数据结构问题、各个系统的用户管理问题、数据存储问题、鉴权问题、数据冗余问题等。

1. 项目管理软件的开发语言:钉钉对此并未做限制,C#Pythonphpjava 等开发语言均可。本案例选用了 C# 语言进行软件开发。

2. 数据库选择:为了降低成本,选择了MariaDB(开源系统 Mysql 的分支),作为关系型数据库,同时使用了 Nosql 数据库类型的 MongoDB。这两款数据库开发者活跃,更新及时,同时也被很多企业用于商用,性能和稳定程度均符合需求。

3. 后期易维护更新:要求开发时使用应用层、逻辑层、数据层低耦合的架构进行设计,修改应用界面、调整业务逻辑、修改数据结构三项业务互相影响的程度尽量低,避免信息孤岛的形成,数据结构设计要求数据复用程度高,低冗余设计,同一数据在数据库中只存储一次,并将存储于数据库中的数据表格中的数据通过数据接口进行结构化输出,保证移动端和 PC 端所使用的数据具有一 致性。

4. 鉴权设计:所用应用包括移动端和 PC 端,均使用钉钉的用户管理系统,并统一通过钉钉的鉴权接口,进行权限认证,实现单点登录。保证用户仅需要记住一个账号,一个密码即可以使用现有的以及未来增加的系统,保证用户体验。

5. 用户 UI 设计:使软件视觉界面与选用平台界面风格基本保持一致,避免各种杂乱的界面图形影响用户理解和使用。

6. 交互设计:保证人和电脑之间的互动的过程反馈及时、清晰,符合人们现有使用软件的习惯。

(二)解决方案的结构设计图

基于钉钉平台的评估机构信息化方案结构图如下:

3.png

(三)解决方案的主要特点

1. 实现了在移动终端处理工作事务

传统的 OA 或者自行开发的项目管理平台可以挂在钉钉平台上使用,利用它打通了大小屏的屏障。无论是日常事务的审批,还是对项目管理流程中评估计划、聘请专家、签发报告等,均可在手机上操作,因此在坐车、开会、居家等场景下均可用手机处理工作,可以利用零碎时间处理工作,不必打开电脑,只需要在手机上点击几下就能实现项目管理或审批流程。当然用电脑也可以操作。

2. 实现了将多种功能集中于一个平台

利用钉钉平台的开放性优势,打通了各种软件和应用的场景差异,可以全部集成在钉钉一个平台上。集成的主要应用包括:项目管理、行业管理平台、报告查阅、合理化建议、审批、智能人事、公告、请假、邮箱、云盘、智能会议室、日志、客户管理、智能云打印、问卷调查、智能薪酬等模块。

3. 实现了对硬件的控制

通过安装钉钉的云打印和投屏功能,可以实现对打印机和投影仪的控制,方便高效。还可以安装钉钉的企业级路由器,解决了用户众多情况下的无线联网问题。

4. 实现了云存储

可免费享有 100G 的云存储使用空间。云存储的特点是存储快,不易丢失数据。

(四)解决方案的主要功能

1. 项目管理:项目管理平台是根据内部管理流程定制的一款软件,挂在钉钉上使用。项目管理是评估机构管理的核心环节、工作重点和主要工作内容,因此这项内容从企业管理中单列出来。项目管理涵盖了从业务承接到出具评估报告,一直到收款结束项目的所有环节,是提高评估机构效率和控制执业风险的关键。项目管理子模块主要包括项目承接、专家、计划、执行、审核、取号、签发、归档等内容。做到从项目承接到项目归档中间的过程均清晰透明、可控,并提供很多必要的管理信息,包括项目信息和客户信息等。通过项目管理系统,管理人员可以方便地知晓项目进度,便于及时实施必要的管理措施。这个系统主要功能在于提高项目流转速度,并通过有效控制流程的方式保证项目质量。

2. 行业管理平台:将中国资产评估协会的行业管理平台链接到钉钉上,可以较为便捷地打开操作,按 2019 年《中国资产评估协会资产评估报告统一编码管理暂行办法》的要求,在报告编码系统中进行统一编码,取得资产评估报告编码回执。

3. 报告查阅:便于员工在异地查阅已归档报告,可用于学习、比较、和后续业务的引用等。

4. 知识管理:这个模块可以利用钉钉提供的钉盘来实现。钉钉提供的免费云存储可以划分为个人文件、公司文件、共享文件、文件动态、最近使用、知识学院等。评估人员在评估工作中不断积累大量有价值的评估信息,对于知识型企业,知识的积累和传承是极其重要的任务。云存储在存储时便于分类各类有用知识,在查询时也有便捷性,有网络即可。评估工作不是孤军奋战,而是要充分利用团队的力量,因此要充分实现云存储、云分享,实现信息采集、使用、流通、交换、共享,实现知识的自动整理、分类和再利用,实现沉淀、共享、学习、应用和创新。比如常用的保密协议模板,可以存储在共享文件夹中,下载后编辑就可以使用了。

5. 智能人事:包括请假、考勤、入职、转正、调岗、离职交接等模块,并录入员工的主要信息备查。还可以增加人员的资质管理,做到各种信息一目了然,便于管理,使用信息也很方便。

6. 财务管理:现有的财务软件也可以与钉钉实现接口利用。

7. 业务操作系统:是指评估业务操作中的评定估算软件,也可以实现与钉钉的开放接口。

8. 审批:规范评估机构的审批流程,提高工作效率,优化传统审批方式,让每一件事有计划、有跟踪、有落实、有评价。

9. 档案管理:评估项目管理类底稿自动生成,并可打印归档。也便于实现电子归档。

10. 行政管理:包括公告、通知、日志等。确保行政命令可以即时传达。日志则是员工就某些事务对上汇报的渠道,可以实现同时汇报到几个领导或关注人员,避免重复汇报、汇报不及时等弊端。领导可以及时了解到各项目或事务的进展情况。充分实现无障碍沟通、及时交流,并且日志还会自动归档,有据可查。

11. 生成评估管理类底稿:把项目管理的主要内容按一定格式打印出来就形成了评估管理类底稿,用于归档。如果引入了电子签章或签字方案,打印后都不需要再逐页手工签字了。有关客户的联系方式也保存在管理底稿中,遇到项目经理离职的情况也不会影响相关信息的再次调用。

12. 评估报告电子版自动归档:报告在送审过程中历经多次审核和修改,各个版本均会自动存入系统,如有需要可以进行调阅。最后由项目经理上传最终版本,用于正式出具评估报告,这些版本均自动归档。归档后的报告和底稿可以通过报告查阅模块再次使用。

 

五、结论与建议

就目前阶段来说,移动办公肯定是信息化发展的方向。在这一方向的评估机构信息化解决方案比选研究中,本文认为基于钉钉的评估机构管理和项目管理解决方案是一项很有意义的实践,值得进一步研究和推广。这个方案投资少,见效快,适合于大、中、小型各类评估机构使用。也便于行业的信息化实施标准化、数据共享、标准报备等工作。

评估机构的信息化开展不能只靠 IT 公司,评估机构必须积极参与其中,要研究发掘自己的真实需求,认真研究后通过与专业人员的对接,依靠 IT 技术把机构需求充分展示出来。这个过程还包括多次修改、调适和去 BUG 过程。软件的开发只是第一步,后期的修改更为重要,必须要有这个思想准备和程序安排。

行业信息化建设研究还有很多方面的内容需要研究,包括但不限于以下方面:

1. 需研究钉钉平台与评估业务软件、财务软件、开票软件如何对接、IT 评估与 IT 审计如何对接、如何实现评估数据的自动取数等等。

2. 需要研究如何实现设备集成、运用大数据、云端,是否引入人工智能等问题。

3. 需要研究与行业管理信息化对接的方式方法,项目管理系统如何与行业管理平台进行对接,如何实现评估业务自动报备,助力行业信息化发展。

4.需要研究未来升级方案、扩展方案等。

5.需研究评估业务系统,即各类资产评估软件的实现方式,包括人工智能的应用等,还要研究与项目管理系统的对接方式等。行业协会除了提出规划之外,建议成立专门的部门,拨出专门的资金,用于推进和扶持行业信息化工作。

 

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Research of Informatization Scheme of Small and Medium Appraisal Agencies

Hu Zerong

(Jiangsu Huaxin Appraisal Co.,Ltd. , Nanjing 210008)


Abstract: The information construction of appraisal agencies is of great significance for assessing the upgrading and long-term development of the industry. This paper uses questionnaires and typical case analysis to investigate and summarize the informatization requirement, and conduct in-depth research on informatization scheme. Through the investigation, it is found the informatization of small and medium appraisal agencies is low level, and the existing information system has many obvious drawbacks. It is generally accepted that it is a good idea to bring together office automation software, project management software, and other daily-used software. Through reasonable system design, improving efficiency and quality of practice can be achieved simultaneously. After an in-depth analysis of the operational characteristics of the appraisal agencies, this paper designs an information structure framework for the agencies. and presents analysis for the key modules. Based on a practical analysis of informatization of a certain appraisal agency using DingTalk, some successful experience is found. This paper considers the Ding Talk-based scheme for both agency and project management to be a meaningful practice that deserves further research and promotion.

Keywords: Small and medium appraisal agencies, Informatization scheme, DingTalk-based, Project management


本文已刊登于《中国资产评估》2021年第12期


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